ICFES Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior | Educación

Redacción, Clouxter, 18 de Julio de 2022

Caso de éxito de las unidades de consultoría y servicios administrados (MS) para el cliente | ICFES

RESUMEN EJECUTIVO

El ICFES realiza investigaciones sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer información para mejorarla. Es la encargada de realizar el reconocido examen Saber 11º, que permite el acceso de los estudiantes que se encuentran en su último año de bachillerato a la educación superior.

EL DESAFÍO

El principal desafío del ICFES fue afrontar la enorme demanda de estudiantes que cada año toman sus exámenes en su plataforma en línea, además de delegar en un equipo de expertos la gestión de esos servicios que se encuentran alojados en la nube de AWS para que el ICFES pudiera enfocarse en sus actividades clave.
Sumado a lo anterior, el ICFES contaba con una plataforma de infraestructura compuesta por elementos de software y hardware (servidores y almacenamiento), constituida por trece (13) aplicaciones con alto tráfico y distribuida en 62 servidores, en un esquema tradicional de almacenamiento físico, ubicados en un Data Center on premise (Lumen).
Debido a que el contrato para mantener esta infraestructura estaba pronto a vencerse; el ICFES toma la decisión de trasladar sus cargas de trabajo a la nube con el propósito de comenzar a modernizar sus cargas de trabajo y aprovechar los beneficios tanto económicos como tecnológicos que ofrece la nube.

POR QUÉ CLOUXTER

Como consecuencia del vencimiento inminente del contrato con su proveedor de centro de datos; ICFES decide iniciar esta migración. Para ello, Clouxter llevo a cabo los servicios de migración de toda su infraestructura desde su data center a la nube pública de AWS. Para mitigar esta necesidad, se establece un proyecto de migración de estos servicios hacia la nube de AWS.

LAS SOLUCIONES

A continuación, se hace referencia de las actividades que realizó Clouxter:

  1. UNIDAD DE CONSULTORÍA:

    Debido a que la terminación del contrato de datacenter con Lumen, estaba fijada en unos cuatro (04) meses, el tiempo y los costos fueron los factores cruciales al momento de establecer la estrategia de migración que se debería adoptar; adicionalmente y como su porfolio de aplicaciones no estaba preparado para ser alojado en la nube; se debieron considerar importantes premisas para mover estos aplicativos y minimizar el impacto en la funcionalidad.
    En tal sentido se decide abordar la estrategia de migración “lift and shift” o realojamiento, donde se trasladaron las capacidades de la infraestructura local (on-premise) a otra infraestructura con características similares en la nube, y que representaba un enfoque de riesgo de mínimo impacto a nivel de aplicación, logrando a su vez, disponer de la infraestructura en el menor tiempo posible.

    El alcance de esta migración cubre su infraestructura completa: 62 servidores para 13 aplicaciones; y para ello, se establecieron los siguientes aspectos, en pro de cumplir los objetivos primordiales de tiempo y menor impacto:

    • Se ejecutó una prueba piloto para testear las funcionalidades de su aplicación más critica; por lo que un conjunto de datos de Oracle DB se migra a la nube y se implementan los recursos necesarios para probar dicha aplicación.

    • Los resultados de esta prueba arrojaron las pautas necesarias para hacer los despliegues y configuraciones más adecuadas para garantizar la funcionalidad de su aplicación critica.

    • La migración de los servidores se establece en olas, distribuidas de la siguiente forma:

    ✓ 1ra ola de migración, ambiente productivo: en este punto, los recursos del ICFES se darán de baja en el centro de datos local
    ✓ 2da ola: Preproducción y desarrollo: los recursos de producción se clonan para crear el entorno de preproducción. Se despliegan recursos reducidos para el medio ambiente Desarrollo.

    Post- migración, Se implementa un esquema de DRP (Backup & restore), y se ejecutan actividades de optimización y capacitación.
    Todas estas premisas fueron claves para lograr ejecutar la migración completa en el tiempo record de 3 meses y medio.

  2. UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRADOS (MS):

    Se implemento la gestión operativa integral con monitoreo 7×24, soporte en tiempo y forma de especialistas de nube y administracion avanzada enfocados en el pilar de excelencia operativa, los cuales de forma combinada lograron apoyar al ICFES en estabilizar su operación y corregir aspectos relevantes de infraestructura logrando una destacable estabilidad de estos.
    Se logro identificar importantes oportunidades en el pilar de optimización de costos en servicios AWS de forma sostenida a través de iniciativas como RightSizing. Se efectuaron las revisiones periódicas de servicio (Service Reviews), las cuales permitieron optimizar la gestión y el relacionamiento entre ambos equipos (ICFES y Clouxter).

RESULTADOS Y BENEFICIOS

Tradicionalmente, son ya muy conocidos y probados los beneficios que pueden ser obtenidos de alojar la infraestructura en la nube. Sin embargo, para ICFES hay 3 grandes elementos que significaron mejoras sustanciales comparado con su solución on-premise anterior:

1. Optimización de costos: Derivado de la movilización de sus cargas a la nube; los costos asociados al alojamiento de infraestructura se redujeron un 15% aproximadamente; este ahorro va a ir en aumento dadas las acciones de optimización de los recursos que se deben abordar en los meses subsiguientes, donde ser analizará las capacidades de los recursos y se ajustará dependiendo de la necesidad, evitando de esta forma la subutilización.

2. Mínimo Impacto: Se realizó una migración con mínimos impactos en el portafolio de aplicaciones del ICFES; aun cuando se debieron tomar decisiones técnicas para garantizar el correcto funcionamiento de las aplicaciones, el LDAP y las bases de datos; actualmente las aplicaciones más críticas están en un pico de transaccionalidad sin reportar issues o degradación del performance o seguridad.

3. Valor a largo Plazo: Mas allá de los beneficios operativos generados por la migración; se evidencia un impacto muy positivo en la cultura de adopción en la nube. El equipo del ICFES tenía una fuerte experiencia y cultura on-premise, y esta experiencia de migración les ayudo a evidenciar los beneficios que se pueden obtener al operar sobre AWS. Este interés en adoptar este viaje se evidencia en oportunidades a mediano y largo plazo para ICFES, donde el equipo se plantea:

o Evaluar la modernización de su portafolio de aplicaciones, con la finalidad de mejorar las funcionalidades y mitiga la deuda técnica que se tiene en este momento.

o 2da fase de Implementación de Disaster Recovery Plan (DRP), evaluar una nueva estrategia de DRP con RTO/RPOs mínimos, en un horizonte de mediano plazo.

Acerca de ICFES:

El ICFES es una entidad autónoma vinculada al Ministerio de Educación Nacional de Colombia. Ofrece actividades de evaluación de la educación en todos sus niveles y apoya al Ministerio de Educación en la realización de los exámenes de Estado.

Acerca de Clouxter:

En Clouxter habilitamos el camino de adopción y consolidación a la nube en las organizaciones. Nuestro enfoque está en DevOps, Migración, seguridad y analítica, brindando las piezas claves para tener una gran estrategia de Nube.  Tenemos una amplia experiencia en diferentes industrias como banca, Medios de Comunicación, Fintech, Sector Público, ISVs y Startups.

Acompañamos a las organizaciones en este camino y aceleramos su curva de adopción, abarcando la definición, planificación, implementación y operación de sus soluciones, a través de nuestros servicios profesionales de consultoría, servicios administrados y facturación local.

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