CLOUXTER SAS es una sociedad con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, D.C., comprometida con el cumplimiento de las normas en materia de datos personales. En virtud de lo anterior, CLOUXTER SAS se compromete a proteger la privacidad por el uso, recopilación y tratamiento de los datos personales de clientes, proveedores y empleados. CLOUXTER SAS guarda estricta confidencialidad sobre los datos personales y garantiza el derecho que tienen los TITULARES de conocer, actualizar y rectificar la información contenida en nuestras bases de datos.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

Los datos personales incorporados por CLOUXTER SAS en las bases de datos y archivos, son tratados exclusivamente para las finalidades establecidas. Cada dato personal utilizado por CLOUXTER SAS cuenta con la respectiva autorización.

Una vez culminada la relación contractual, comercial o de cualquier otra naturaleza entre el Titular del dato personal y la Compañía, cesará el tratamiento de los datos personales, siempre que el Titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Para efectos de la aplicación del presente manual, CLOUXTER SAS podrá actuar como responsable o encargado del tratamiento de la información personal suministrada por los titulares.

DEBERES DE CLOUXTER SAS COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO:

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DE CLOUXTER SAS COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas en los términos de la ley y el presente manual.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

OBLIGACIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Para el tratamiento de datos sensibles CLOUXTER SAS deberá cumplir las siguientes obligaciones:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS:

CLOUXTER SAS garantizara a los TITULARES de la información, el acceso, la rectificación y eliminación de los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento y a solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento. Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según el caso, y se les aplicará las siguientes reglas:

1. DERECHO DE ACCESO:
   Toda persona tendrá derecho a conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de CLOUXTER SAS en los términos expresados en la Ley de Protección de Datos, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.
2. DERECHOS DE RECTIFICACIÓN Y CANCELACIÓN:
   Los TITULARES de la información tienen el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información, la exactitud y veracidad del dato y solicitar su rectificación cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
3. SOLICITUD DE RECTIFICACIÓN Y CANCELACIÓN:
   Los TITULARES de la información podrán solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento.

El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben eliminar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La eliminación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que éstos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos.

En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA LA ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN SOBRE DATOS PERSONALES:

Para ejercer estos derechos, el titular de la información podrá hacerlo a través de los medios habilitados por CLOUXTER SAS para la atención al cliente en el teléfono en Bogotá, D.C. 3819552 o al correo electrónico: legal@clouxter.com

El funcionario encargado de Protección de Datos de CLOUXTER SAS será el responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos de la empresa ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Dicho funcionario tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

• Dar trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
• Velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por CLOUXTER SAS en el presente manual.

EJERCICIO DEL DERECHO: Debe ejercerse por el interesado o su autorizado o apoderado debidamente identificado cumpliendo con los siguientes requisitos:

• El apoderado o autorizado del titular de la información personal debe adjuntar copia del poder o autorización respectiva.
• Si la solicitud es presentada por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal o que no se encuentre autorizada por el titular, se dará respuesta a dicho requerimiento informando la imposibilidad de dar respuesta a la solicitud con ocasión a la restricción de la información.

CONSULTAS: CLOUXTER SAS como responsable o encargado del tratamiento de la información personal de los TITULARES de la información, deberán suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular cumpliendo con los siguientes requisitos:

• La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.
• Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
• Toda información entregada al titular de los datos personales deberá ser legible, precisa y verificable.

RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante CLOUXTER SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, y se formulará por cualquiera de los medios habilitados para la recepción de quejas o reclamos relacionados con la prestación del servicio:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CLOUXTER SAS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que sustenten el reclamo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses corridos desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal respectiva.

NUESTRA SEDE:

Carrera 12 No. 90 – 20, Bogotá, D.C.

legal@clouxter.com

381 9552

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE CLOUXTER SAS

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia señalado en la Ley, los contratos, o formatos de captura respectiva.